deacho77anoth: การใช้ Track Changes (Ms Word)

Track Changes

การใช้ Track Changes คือการใช้เครื่องมือ หรือฟังชั่นของ Ws Word เพื่อการแก้ไขงานเอกสาร

ที่มีผู้ใช้เอกสารร่วมกัน หรือแก้ไขงานเอกสารร่วมกันในไฟล์เดียว

ซึง่การแก้ไขโดยใช้ Track Changes นั้นจะช่วยให้เราสามารถรู้ได้ว่าไฟล์เอกสารนั้นมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขอะไรบ้าง เช่น

การเพิ่ม การลบ การจัดรูปแบบข้อมูล หรือการใส่ Comment จะให้เรารู้ว่า

ผู้แก้ไขไฟล์เอกสาร แก้ไขเมื่อไหร่ อย่างไร โดยจะมีสัญลักษณ์ต่างๆ ช่วยในการติดตาม

การเปลี่ยนแปลงของเอกสาร หากเราสามารถยอมรับการเปลี่ยนแปลงนั้นๆ

หรือต้องยกเลิกการเปลี่ยนแปลงนั้นๆ ก็สามารถที่จะแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงได้ตามต้องการได้ทันที

การเริ่มต้นใช้งาน Track Changes

1. เริ่มต้นจากการเลือกเมนู Tools > Track Changes จะมี Toolbar - Reviewing ขึ้นมา ดังภาพด้านล่าง

ปุ่ม Track Changes บน Toolbar - Reviewing

ให้คลิกปุ่ม Track Changes เมื่อมีการแก้ไขใดๆ Word จะบันทึกแก้ไขเหล่านี้ไว้

เราสามารถใช้งานไฟล์ Word ได้ตามปกติ โดยในมุมมอง Print Layout View เมื่อมีการใส่ข้อความใหม่เข้ามา

ข้อความนั้นจะเป็นสีแดงมีเส้นใต้ ถ้ามีการลบข้อความ ข้อความนั้นจะหายไป และมีเส้นปะสีแดงลากแสดงว่าลบข้อ

ความอะไรไป

ตัวอย่างเอกสารก่อนมีการแก้ไข

Track Changes แสดงหลังจากมีการแก้ไขเอกสาร

ถ้าไฟล์นี้มีการใช้งานร่วมกันหลายคน สามารถใช้เมาส์ชี้ที่ช่องคำพูดด้านขวาเพื่อแสดงชื่อของผู้ที่แก้ไข

เมื่อใช้เมาส์ชี้ที่ Track Changes จะแสดงรายละเอียดผู้แก้ไข

มุมมองต่างๆ ใน Track Changes

ใน Toolbar - Track Changes เราสามารถเลือกมุมมองต่างๆ ได้ว่า จะให้แสดงการแก้ไขแบบไหน

มุมมองต่างๆ ใน Track Changes

Final Showing Markup เป็นแบบที่แสดงข้างต้น โดยจะแสดงการแก้ไขทั้งหมดในเอกสาร ถ้ามีการลบข้อความก็จะมีเส้นปะแสดงรายละเอียด้านข้าง มุมมองนี้เป็นมุมมองที่ใช้กันโดยทั่วไป เนื่องจากสามารถเห็นหน้าตาของเอกสารแบบสุดท้าย รวมทั้งแสดงการแก้ไขให้เห็นด้วย
Final จะซ่อนรายละเอียดว่ามีการเพิ่มหรือลบข้อความอะไร มุมมองนี้จะช่วยให้เรามองเอกสารว่าสุดท้ายแล้วจะได้อย่างไร
Original Showing Markup แสดง Track Changes โดยจะต่างจาก Final Showing Markup คือ เมื่อมีการลบข้อความใดๆ จะมีเส้นขีดฆ่าข้อความนั้น ในขณะที่ Final Showing Markup จะลบข้อความนั้นเลย
Original แสดงข้อความต้นฉบับ ก่อนมีการเปลี่ยนแปลงใด

ถึงแม้ว่า Track Changes จะมีหลายมุมมอง แต่ผลลัพธ์ที่ได้จะเหมือนกัน โดย Word จะยังติดตามการเปลี่ยนแปลงตลอด

การแสดงหรือซ่อนรายการแก้ไขบางอย่าง

ถ้าเราใช้ Track Changes แล้วหากพบว่ามีการแสดงรายการที่เปลี่ยนแปลงต่างๆ มากไป เราสามารถให้ Word ซ่อนรายการเหล่านั้นได้ โดยคลิกปุ่ม Show บน Toolbar - Reviewing จากนั้นคลิกยกเลิกหรือเพิ่มรายการที่ต้องการ เช่น ถ้าไม่ต้องการให้แสดงว่ามีการจัดรูปแบบข้อความอย่างไรให้คลิกยกเลิก Formatting

การแสดงหรือซ่อนรายการแก้ไขบางอย่าง

เมื่อคลิกปุ่ม Reviewing Pane บน Toolbar - Reviewing จะมีรายละเอียดการเปลี่ยนแปลงไฟล์เอกสารขึ้นมา

Reviewing Pane

การกำหนดสีในการ Track Changes และผู้แก้ไขเอกสาร

ปกติ Word จะกำหนดสี Track Change ของการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ให้อยู่แล้ว โดยแบ่งสีตามผู้แก้ไข เราสามารถเลือกสีที่ต้องการได้ โดยเลือกเมนู Tools > Options แทป Track Changes

การกำหนดรายละเอียดของสีที่แสดงใน Track Changes

ถึงแม้ว่าจะเลือกสีในการ Track Changes ได้ แต่ไม่สามารถกำหนดสีให้กับการแก้ไขในแต่ละครั้งได้ (เช่น ให้เวอร์ชั่นแรกสีแดง เวอร์ชั่นแก้ไขสีเขียว Word จะกำหนดสีของผู้แก้ไขให้ โดยดูจากสีถัดไปที่เหลืออยู่

ดูว่าเอกสารนี้แก้ไขโดยใคร โดยดูจากรายละเอียดในเมนู Tool > Options แทป User Information

การกำหนดรายละเอียดผู้แก้ไข Track Changes

ถ้าเราใช้งาน Word ที่เครื่องอื่น และต้องการใช้งาน Track Change ต้องแก้ไข User Information ก่อน เพื่อให้ Word บันทึกค่าของผู้แก้ไขเอกสารได้ถูกต้อง

การยอมรับหรือยกเลิกการแก้ไข

เมื่อแก้ไขเอกสารเสร็จแล้ว ถึงเวลาที่จะ Review ว่าจะยอมรับหรือยกเลิกการแก้ไขในเอกสารนั้นหรือไม่

ถ้าต้องการยอมรับการแก้ไขทั้งหมดในเอกสาร ให้คลิกลูกศรข้างปุ่ม Accept Change แล้วเลือก Accept All Changes in Document

Accept All Changes in Document - การยอมรับการแก้ไข Track Changes ทั้งหมด

ถ้าต้องการยกเลิกการแก้ไขทั้งหมดในเอกสาร ให้คลิกลูกศรข้างปุ่ม Reject Change แล้วเลือก Reject All Changes in Document

1. กดปุ่ม Ctrl + Home เพื่อไปยังจุดเริ่มต้นของเอกสาร
2. กดปุ่ม Next บน Toolbar - Reviewing เพื่อให้ Word หาจุดที่มีการแก้ไขเอกสาร
3. การยอมรับหรือยกเลิกการแก้ไข Track Changes
4. กดปุ่ม Accept Change เพื่อยอมรับ หรือกดปุ่ม Reject Change/Delete Comment เพื่อยกเลิกการแก้ไขนั้นๆ
5. กดปุ่ม Next เพื่อหาจุดที่มีการแก้ไขจุดต่อไป ถ้าต้องการย้อนกลับไปจุดก่อนหน้านี้ให้กดปุ่ม Previous

ใส่ Comment ให้กับข้อความในเอกสาร

เราสามารถใส่ Comment ให้กับคำหรือข้อความต่างๆ ได้ เพื่อเป็นหมายเหตุให้ทราบ โดยเลือกคำที่ต้องการจากนั้น คลิกปุ่ม Insert Comment บน Toolbar - Reviewing จะมีเส้นปะและกล่องข้อความขึ้นมาด้านขวา ให้เราพิมพ์ Comment ที่ต้องการลงไปได้ นี้คือ ของ Ms Word 2003

ปัจจุบัน Microsoft Word ได้มีการพัฒนาไปมากจนขึ้น Microsoft Word 2010 จึงมีความสะดวกในการใช้งานมากยิ่งขึ้น วิธีการใส่ Comment ก็หลากหลายมากขึ้น วิธีการแต่งต่างออกไป โดยคลิกที่ Review บนแทบด้านบน เลือกข้อความ จากนั้นคลุมดำ แล้วคลิก Comment ก็จะเส้นปะและกล่องข้อความ เหมือนเวอร์ชั่นเก่า ให้เราใส่ Comment ตามต้องการ